FAXとメールで届く配送依頼のデータ化

直近1か月分の依頼書を荷主ごとに分けて並べます。全荷主を一度に対象にせず、件数の多い5社から始めます。様式が固定されている荷主のほうが精度が出やすいため、最初の1社はそこから選びます。紙しかない依頼書はスキャンしてPDFにしておきます。

「4t平」「AM」「要リフト」「着指」といった略号を、意味と一緒にスプレッドシートへ書き出します。ここは前任者やベテランに聞き取って作ります。この表がAIの読み取り精度を決めます。荷主が新しい略号を使い始めたら、この表に足すという運用も同時に決めてください。

複合機のFAX受信をPDFでメール転送する設定にし、受信メールの添付をPower AutomateまたはGoogle Apps Scriptで共有フォルダへ自動保存します。ファイル名は「受信日_荷主名_連番」で統一します。ここを自動にしておかないと、後の工程が手作業のままになります。

受注表と同じ列順でCSVを出させます。推測で補わせないこと、判読が難しい欄に印を付けさせることが要点です。まず10枚ほどで試し、間違った欄を数えます。1社で安定してから次の荷主に広げます。

あなたは運送会社の受注入力担当です。
添付した配送依頼書（FAX受信のPDF画像）を読み取り、下記の列順でCSVを出力してください。

【列（この順で）】
受付日, 荷主名, 届け先名, 届け先住所, 品名, 個数, 荷姿, 重量kg, 着日, 着時間指定, 車種指定, 付帯作業, 備考, 読取信頼度

【ルール】
- 記載のない項目は空欄にする。推測で補わない
- 個数と重量は数字のみ（単位は列名に含める）
- 手書きで判読が難しい文字は、その値の末尾に「?」を付け、読取信頼度に「低」と入れる
- 1枚に複数明細がある場合は、明細ごとに1行にする
- 車種指定には車種のみを入れる。「要リフト」「手降ろし」など付帯作業に当たる語が車種欄に書かれている場合は、その語を付帯作業列へ移し、車種指定は空欄にしたうえで読取信頼度を「低」にする
- 荷主の略号は次の用語表に従って変換する
  4t平 → 4トン平ボディ
  AM → 午前着（12:00まで）
  要リフト → 荷卸し先にフォークリフト手配あり
  着指 → 着時間指定あり
  チャーター → 貸切便

最後に、読取信頼度が「低」の行だけを一覧にしてください。

スプレッドシートの受注表に「確認者」「確認日時」の2列を足します。読取信頼度が低い行は色を付けて上に並べ、配車担当が確認したら名前を入れます。配車システムへの取込は、確認者が入っている行だけを対象にします。この一手間が誤配送を防ぎます。

同じ依頼がFAXとメールで二重に届くことがあります。スプレッドシートのCOUNTIFS関数で「荷主名＋届け先＋着日＋個数」が重複する行を検出します。あわせて、いつも依頼がある荷主から当日分が来ていない場合に気づけるよう、荷主別の受信件数を日ごとに並べる表も作ります。

1社ごとに「読み取った項目数」と「人が直した項目数」を2週間記録します。直しの多い項目が用語表で解決するのか、様式そのものが読みにくいのかを切り分けます。読み取りにくい様式の荷主には、依頼書の様式変更をお願いするという選択肢もここで検討します。