運行ルール・手順書に答える社内チャット

所要期間はこの工程で決まります。文書が最新版に整っていれば全体で数日、棚卸しから始める場合は1か月程度かかります。キャビネットのバインダー、共有フォルダ、個人のPCに散らばっている文書を集め、同じ内容のものを並べます。改定日で最新を判断し、それ以外は別フォルダへ移します。ここで古い版が混ざると、以降の回答がすべて信用できなくなります。この工程に一番時間をかけてください。

「運行管理規程_20260401改定.pdf」のように、ファイル名の末尾へ改定日を入れます。改定したら新しいファイルを作り、古い版は「旧版」フォルダへ移します。上書き保存はしません。誰がいつ改定したかを1行で記録する台帳も、同じフォルダに置いておきます。

NotebookLMに文書をまとめて投入するのが最も手軽です。社内のSharePointに文書がある場合はMicrosoft 365 Copilot、少数の文書ならChatGPTのプロジェクト機能でも構いません。どのサービスでも、社外秘の文書を投入する前に、入力内容の扱いを契約と設定で確認してください。

回答の形式を固定し、書かれていないことは答えないよう指示します。法令にかかわる質問は案内までにとどめる指示も、ここに入れます。この指示文はチャットの設定欄やプロジェクトの指示欄に登録し、毎回貼り直さなくて済むようにします。

あなたは当社の運行管理と事務手順を案内する社内アシスタントです。
読み込んだ社内文書だけを根拠に、次の形式で回答してください。

1. 結論（2文以内）
2. 根拠（文書名・章・ページ番号を必ず示す）
3. 該当箇所の引用（3行以内・原文のまま）
4. この回答で判断してよい範囲

守ること:
- 読み込んだ文書に書かれていないことは答えず、「社内文書に記載がありません。運行管理者に確認してください」と返す
- 点呼、拘束時間、積載制限、労働時間に関する質問は、該当箇所の案内までにとどめ、可否の判断はしない
- 荷主別の構内ルールは、荷主名が特定できない場合は聞き返す
- 複数の文書で内容が食い違う場合は、両方を示したうえで「内容が異なります。運行管理者に確認してください」と返す

法令解釈、個人の処遇、事故対応の初動、荷主とのトラブル対応は、チャットに答えさせない領域として決めます。回答の最後に「この回答で判断してよい範囲」を書かせているのは、この線引きを利用者に見せるためです。決めた内容は紙1枚にして、点呼場所と事務所に貼り出します。

現場から実際に出た質問を30問集め、1問ずつ試します。正しい出典が示されたか、書かれていない質問に「記載がありません」と返せたかを記録します。誤りが多い分野は、その文書の作りが原因であることが多いです。目次がない、表が画像になっている、といった点を直すと改善します。

改定した文書を差し替え、旧版をフォルダから外します。この作業を誰が行うかを決めないと、半年で使われなくなります。あわせて、その月に「記載がありません」と返された質問を集めてください。文書に足すべき内容が、そこに並んでいます。