傭車費請求書と運行実績の突合チェック

傭車に出した便に「運行日」「傭車先名」「便名または区間」の3つが必ず入るようにします。この3つを組み合わせたものが照合キーになります。今の実績表に便名がなければ、まず配車の時点で付ける運用に変えます。ここが整わないと、後の工程は何をしても合いません。

AIに請求書を読ませ、決まった列のCSVで出させます。金額は数字のみにし、記載のない費用は0ではなく空欄にさせます。0を入れると「無料だった」のか「記載がなかった」のかが区別できなくなります。合計欄と明細の積み上げが合わない請求書は、その時点で印を付けさせます。

添付の請求書PDFを読み取り、明細をCSVにしてください。

【列（この順で）】
請求元, 請求年月, 運行日, 便名または区間, 車種, 基本運賃, 待機料, 高速代, その他費用, 明細合計, 摘要

【ルール】
- 金額は数字のみ（カンマと円記号を除く）
- 記載のない費用は0ではなく空欄にする
- 合計欄と明細の積み上げが一致しない場合は、最終行に「不一致: 差額◯円」と記載する
- 手書きの追記があれば、その内容を摘要にそのまま転記する
- 消費税は明細に含めず、最終行に税抜合計と税額を分けて記載する

読み取りが不確かな欄は、値の末尾に「?」を付けてください。

照合キーを明示し、分類ごとに表を出させます。迷った行を無理に分類させず、要確認として理由を書かせることが要点です。合計金額はAIに自分で再計算させ、検算結果も出させます。

自社の運行実績表と、傭車先の請求明細を突き合わせてください。
照合キーは「運行日 + 傭車先 + 便名」です。

次の5分類で全行を仕分け、分類ごとに表を出してください。
1. 一致（金額まで一致）
2. 金額差あり（実績金額・請求金額・差額を併記）
3. 実績なし（請求にはあるが実績表にない）
4. 請求漏れ（実績表にはあるが請求にない）
5. 要確認（判定に迷った行。迷った理由を必ず書く）

最後に、分類ごとの件数と金額合計を出してください。
金額の合計はあなた自身で再計算し、計算過程も示してください。
便名の表記が異なる場合は、添付の表記ゆれ辞書に従って同一と判断してください。辞書にない表記は勝手に同一とみなさず、5の要確認に入れてください。

【運行実績表】（CSVを貼り付け）
【請求明細】（CSVを貼り付け）
【表記ゆれ辞書】（CSVを貼り付け）

AIの一致判定をそのまま信じません。実績表と請求明細をそれぞれスプレッドシートに貼り、照合キーを結合した列を作ってXLOOKUPで突き合わせます。XLOOKUPはExcel 2019以前では使えず#NAME?になるため、その環境ではINDEX＋MATCHの数式を使います。テンプレートには両方の列を並べてあります。傭車先ごとの合計はSUMIFSで出し、請求書の原本の合計金額と一致するかを確認します。AIの分類と関数の結果が食い違う行は、必ず人が見ます。

分類ごとに誰が確認するかを先に決めます。「金額差あり」は経理担当が単価表と照合、「実績なし」は配車係へ確認、「請求漏れ」は傭車先へ連絡、「要確認」は経理担当と配車係が請求書の原本を一緒に見る、という具合です。差異一覧のシートに担当者欄と確認結果欄を作り、月ごとに残します。同じ傭車先で同じ差異が続く場合は、単価の取り決め自体を見直す材料になります。

AIの突合結果は、確認すべき行を絞り込むためのものです。支払データの作成と承認は、これまでどおり人の手順で行います。差異が0件だった月ほど確認が形骸化しやすいため、毎月必ず抜き取りで3行を原本と照合する、といった決まりを入れておきます。