運転日報・ヒヤリハット報告の下書き作成

運転日報の欄を上から順にGoogleスプレッドシートへ1列1項目で並べます。日付、車番、乗務員名、始業時刻、出庫時刻、帰庫時刻、終業時刻、走行距離、荷積み先と時刻、荷卸し先と時刻、休憩の開始と終了、給油量、特記事項という具合です。始業時刻は出庫前点呼を始めた時刻、終業時刻は帰庫後点呼を終えた時刻を入れます。拘束時間は始業から終業までを指すため、出庫と帰庫の時刻だけでは点呼と日常点検の時間が抜け落ちます。この一覧がAIへの指示の土台になります。他社の様式ではなく、自社が実際に使っている様式で作ってください。

音声入力は自由に話すと項目が抜けます。「日付、車番、始業時刻、出庫時刻、行き先、荷積み時刻、荷卸し時刻、休憩、帰庫時刻、終業時刻、給油、気になったこと」の順で話す紙を作り、運転席のクリップボードに挟みます。まずは3名だけで始めます。 録音した音声をテキストにする手段を先に決めます。iOS 18以降のボイスメモは、録音したあとに文字起こしを表示して本文をコピーできます。それ以外の端末では、Gboardなどキーボードのマイクを押して最初からテキストとして入力するか、ChatGPTアプリの音声入力でそのまま文字にします。パソコンで作業する場合は、Chromeで開いたGoogleドキュメントの音声入力（ツールメニュー内）も使えます。この機能はブラウザ版の機能で、スマートフォンのGoogleドキュメントアプリにはありません。

書き起こしたテキストをAIに貼り付け、手順1で作った項目順のCSVで出させます。ポイントは「書かれていない項目は空欄にし、推測で埋めない」と明示することです。ここを書かないとAIはもっともらしい時刻を作ります。自社の地名表記も一緒に渡します。

あなたは運送会社の運行管理事務の担当者です。
以下の音声メモを、当社の運転日報の項目に振り分けてCSVで出力してください。

【日報の項目（この順で出力）】
日付, 車番, 乗務員名, 始業時刻, 出庫時刻, 帰庫時刻, 終業時刻, 走行距離km, 荷積み先, 荷積み時刻, 荷卸し先, 荷卸し時刻, 休憩開始, 休憩終了, 給油量L, 特記事項

【ルール】
- 音声メモに書かれていない項目は空欄にし、推測で埋めないこと
- 始業時刻は出庫前点呼を始めた時刻、終業時刻は帰庫後点呼を終えた時刻とする。出庫時刻・帰庫時刻で代用しないこと
- 時刻は24時間表記（例 08:30）に統一すること
- 聞き取りが不確かな箇所は値の後ろに「(要確認)」と付けること
- 当社で使う地名表記は次のとおり: 東大阪営業所 / 堺物流センター / 南港倉庫 / 咲洲 / 鶴見

【音声メモ】
（ここに書き起こしテキストを貼り付け）

日報とヒヤリハットは目的が違うため、プロンプトを分けます。事実と推測を混ぜないこと、個人を責める書き方をしないことを条件に入れます。出てきた再発防止策は案であり、採用の判断は運行管理者が行うという前提で使います。

次のドライバーの話を、当社のヒヤリハット報告の3項目に整理してください。

1. 発生状況（いつ・どこで・何が起きたか。事実のみ）
2. 要因（本人が話した範囲の理由のみ。話していない理由は「記載なし」とする）
3. 再発防止策の案（3案まで。当社で実行できる範囲に限る）

条件:
- 事実と推測を混ぜないこと。推測を書く場合は文頭に「推測:」と付けること
- ドライバー個人を責める表現を使わないこと
- 各項目は120字以内

【ドライバーの話】
（書き起こしテキストを貼り付け）

AIにはCSV形式で出力させ、Googleスプレッドシートの日報シートへ貼り付けます。列の並びは手順1の項目一覧と同じにします。乗務員別の走行距離はSUMIF関数で出します。拘束時間は1日ごとに終業時刻から始業時刻を引いた列を作り、その列をSUMIFで合計します。日付をまたいで帰庫した日は引き算が負の値になるため、終業時刻に24時間を足して計算する列を別に用意します。Excelへの手転記はここでやめます。月次集計のシートは最初に作っておきます。

全項目を毎朝チェックすると、紙の頃と負担が変わりません。法令と安全に直結する「始業と終業の時刻」「休憩の取得」「ヒヤリハットの有無」の3つに絞り、ほかは月次でまとめて点検する運用にします。この3欄は人が見る、と社内文書に明記します。

AIの下書きで間違った箇所を「地名の誤変換」「時刻の取り違え」「空欄の推測埋め」に分類してメモします。多い誤りは、プロンプトの用語表や禁止事項を書き足して直します。3回ほど直すと出力が安定します。直した内容は日付とあわせて残し、担当が代わっても引き継げるようにします。