導入のしやすさ：始めやすい現場・製造運行管理部門・安全管理担当
運転日報・ヒヤリハット報告の下書き作成
乗務後の手書き日報とヒヤリハット報告を、音声で話した内容からAIに項目別の下書きへ整理させ、翌朝の判読確認と月末の転記をなくします。
- 人がやる場合
- 手書きの記入、翌朝の判読確認、月末のExcel転記、デジタコ記録との1行ずつの照合という4工程が必要です。
- AIを使った場合
- 音声入力、管理者の確認、デジタコ照合の3工程になります。転記の工程はなくなりますが、デジタコとの照合は残ります。
運送・物流のAI活用
配車の属人化、FAX依頼の手入力、傭車費の突合。運送・物流の手作業をAIで減らす
2024年4月からの時間外労働の上限規制で、拘束時間を守りながら組む配車の難易度が上がりました。一方で、荷主ごとに様式の違うFAX依頼の手入力、手書き日報の翌朝の判読、傭車先への請求突合といった作業は、今も人が担っています。
こんな状態ではありませんか
解決策の前に、まず現状を書きます。ひとつでも当てはまるなら、AIが効く余地があります。
- 01
配車の組み方がベテランの頭の中にしかない
拘束時間の残り、車種と荷姿、荷主の着時間指定、ドライバーの得意エリア。これらを同時に見て割り振れる方が社内に1人か2人しかいません。その方が休んだ日は、翌日の配車表ができるのが夜になります。引き継ごうにも、判断の理由が言葉になっていません。
- 02
荷主ごとに様式の違うFAX依頼が今も届く
複合機から出てくる依頼書は、荷主ごとに欄の並びも略号も違います。手書きの数量が読み取れず、夕方に電話で確認することがあります。依頼が集中する時間帯ほど入力が追いつかず、配車の着手そのものが後ろにずれます。
- 03
拘束時間の集計が月末にならないと出てこない
日報を集めてExcelに転記して、はじめて誰が何時間だったかが分かります。上限に近い方に気づくのが翌月になります。日々の配車では、残り時間を感覚で見積もりながら割り振っている状態です。
- 04
傭車先の請求突合が月末月初に集中する
10社前後から届く請求書を、自社の運行実績と1行ずつ照合します。待機料の単価やキャンセルした便で金額が合わず、配車係と傭車先の両方に確認します。この数日だけ経理担当の残業が伸びます。
- 05
手書きの日報とヒヤリハットが翌朝の仕事を増やす
乗務後に書かれた日報を、翌朝に運行管理者が読みます。判読できない欄はドライバーへ電話して確認します。ヒヤリハットは「注意する」の一行で終わることが多く、教育に使える形になっていません。
運送・物流でAIが効く5つの業務
それぞれ「人がやる場合」と「AIを使った場合」を対比し、実際の手順とサンプルデータまで公開しています。
導入のしやすさは、始めやすい順に「始めやすい」「比較的始めやすい」「標準」「手間がかかる」の4段階で示しています。短縮の幅は、導入前に実測してから目標を置きます。
導入のしやすさ：標準営業・見積配車部門・営業事務
FAXとメールで届く配送依頼のデータ化
荷主ごとに様式の違うFAX依頼書とメール添付の依頼書を、AIに決まった列のCSVへ読み取らせ、受注表への手入力と電話での確認を減らします。
- 人がやる場合
- 1件ごとにFAXを取り、内容を読み、受注表へ手入力します。依頼が集中する夕方は入力が追いつかず、配車の着手が遅れます。
- AIを使った場合
- PDFの自動保存とAIの読み取りが終わったあとは、確認欄のチェックだけになります。ただし確認の時間は残ります。
導入のしやすさ：手間がかかる現場・製造配車部門
配車計画のたたき台作成と配送順の組み替え
ベテラン配車係の判断基準を条件表に書き出し、翌日の割り当て案をAIに複数出させて比較します。最終決定と法令の確認は運行管理者が行います。
- 人がやる場合
- 前日の夕方に、依頼一覧の印刷、ホワイトボードでの割り振り、ドライバーへの連絡までを続けて進めます。
- AIを使った場合
- 制約表の更新とAI案の検討、修正に変わります。時間の短縮よりも、複数の案を比べられることが主な変化です。
導入のしやすさ：標準管理・経理経理・業務管理部門
傭車費請求書と運行実績の突合チェック
傭車先から届く請求書PDFをAIに明細化させ、自社の運行実績表と突き合わせて差異のある行だけを抽出し、月末月初の照合作業を絞り込みます。
- 人がやる場合
- 10社分の請求書を1行ずつ実績表と照合するため、作業が月末月初の数日に集中します。
- AIを使った場合
- 差異として抽出された行だけを確認します。全件を目で追う照合はなくなります。
導入のしやすさ：標準総務・人事総務・運行管理部門
運行ルール・手順書に答える社内チャット
運行管理規程、荷主別の構内ルール、事務手順書をAIチャットに読み込ませ、出典付きで答えさせます。法令にかかわる判断は運行管理者に残します。
- 人がやる場合
- 質問のたびに運行管理者を探して聞きます。点呼の時間帯は、答えが返るまで待つことになります。
- AIを使った場合
- 手元のチャットで調べ、該当箇所を確認します。管理者へ回るのは、判断が必要な質問だけです。
研修の進め方（どの業界も共通です）
プレラナのAI研修は、あらかじめ用意している30種類以上のコースの中から、ご状況をうかがって御社に合うものを選んで実施します。部署ごとに別のコースを選ぶこともできます。演習には、当社が用意している業界別のサンプルデータを使います。実際の帳票やデータをもとに仕組みを作る個別の対応は、研修とは別契約の導入支援・コンサルティングで承ります。
導入の流れ
期間と成果物を先に示します。何が起きるか分からないまま進むことがないようにするためです。
- 01
【研修】コース選定のための状況確認
1〜2週間くわしく見る
配車、受注入力、日報、請求突合の4つの流れについて、担当の方に現在の進め方を伺います。どの部署のどの作業がAIと相性がよいかを整理します。この確認は教材を作るためではなく、ご用意しているカリキュラムの中から合うコースを選定するために行います。受講される方の人数と部署も、あわせて確認します。 - 02
【導入支援】試す業務を1つ選び、小さく回す
2〜4週間くわしく見る
研修とは別契約・別費用の導入支援サービスです。効果が読みやすく、失敗しても業務が止まらない業務から選びます。多くの運送会社では、運転日報かFAX依頼の読み取りが最初になります。御社の実データを対象に、どのくらいの精度が出るかを測ります。ここで測った数字が、社内で判断するときの材料になります。 - 03
【研修】選定したコースで研修を実施する
約3か月（週1回・全12回が標準）くわしく見る
配車、営業事務、経理など、部署ごとにそれぞれ適したコースを選べます。演習では、当社が用意している物流向けのサンプルデータを使います。講師が作って渡すのではなく、受講された方が自分でプロンプトを書けるようになることを目標にします。実訓練時間10時間以上のOFF-JTとして実施し、同時双方向型のオンラインにも対応します。 - 04
【導入支援】社内展開と手順書づくり
1〜3か月くわしく見る
研修とは別契約・別費用の導入支援サービスです。試した業務を、他の荷主や他の営業所へ広げます。プロンプト、用語表、確認ルールを手順書にまとめ、担当が代わっても回る状態にします。人が必ず見る欄をここで文書化します。手順書は共有フォルダに置き、改定日をファイル名に入れて管理します。 - 05
【導入支援】効果測定と次のテーマ決め
導入後1か月ごとくわしく見る
研修とは別契約・別費用の導入支援サービスです。作業時間、差し戻し件数、確認にかかった時間を実測します。数値は各社で違うため、自社の値を取ってから次を判断します。効果が出た業務の隣にある作業を次のテーマにします。3か月続けたところで、対象業務を広げるか、システム連携に進むかを検討します。
よくあるご質問
手書きの日報や、なまりのある音声でもAIは読み取れますか。
読み取れる部分と、そうでない部分があります。印字された数字や定型の文言は精度が高く、続け字の地名や荷主名は誤変換が残ります。自社の営業所名、荷主名、よく走る地区名を用語表にしてAIへ渡すと改善します。それでも残る誤りは、人が必ず見る欄を決めて拾う前提で仕組みを組みます。全部を自動にしようとせず、どこを人が見るかを先に決めてください。
配車をAIに決めさせて、法令違反や事故につながりませんか。
AIが出すのは割り当ての案までで、指示に変えるのは人です。拘束時間や連続運転時間の可否は、運行管理者が法令基準に照らして最終確認します。ご用意しているコースの中でも、AIに可否を断定させないプロンプトの書き方を扱います。案を作らせるチャットと、計算を検算させるチャットを分ける方法もお伝えします。責任の所在を曖昧にしない設計が前提です。
荷主の情報や運賃をAIに入力して、外部に漏れませんか。
利用するサービスと契約の形態で扱いが変わります。法人向けのプランでは、入力内容を学習に使わない設定が用意されています。あわせて、試す段階では荷主名を記号に置き換える、社外秘の単価表は投入しない、といった社内ルールを最初に決めます。研修では、どこまでを入力してよいかの考え方を、選定したコースの中で扱います。自社ルールの一覧を作って事務所に掲示するところまでの個別の対応は、研修とは別サービスの導入支援で承ります。
ドライバーの平均年齢が高く、スマートフォンの操作に不安があります。
全員に一度に広げないやり方をとります。まず3名ほどで試し、話しかけるだけで下書きができる形にします。車両側での操作は録音1つに絞り、画面を触る作業は事務側に残します。紙の日報も当面は併用し、転記が減った実感が出てから対象を広げます。操作に不安のある方を最初の対象にしないことも大切です。
今使っている配車システムを入れ替える必要がありますか。
入れ替えずに始められます。配車、受注入力、日報、請求突合の4事例は、システムから出したCSVをスプレッドシートで扱う形で回ります。社内チャットの事例は、既存の規程や手順書のファイルをそのまま読み込ませます。読み取り結果を人が確認してから取り込む運用にすれば、既存の業務手順も大きくは変わりません。システム間の連携は、手作業で効果が確認できてから検討する順番をおすすめします。先にシステムを選ぶと、使われない機能にお金を払うことになりがちです。
どのくらい作業時間が減りますか。数字を教えてください。
他社の数値をそのまま当てはめることはできません。作業内容、荷主数、乗務員数、依頼の様式が会社ごとに違うためです。導入前に対象業務の作業時間を2週間分だけ記録し、導入後に同じ方法で測ることをおすすめします。研修では、この記録の取り方の考え方をコースの中で扱います。御社の業務に合わせて測定の設計から行う個別の対応は、研修とは別サービスの導入支援で承ります。実測した数字をもって、次にどの業務へ広げるかを判断します。
助成金について
研修の導入にあたっては人材開発支援助成金（事業展開等リスキリング支援コース）が対象になる場合があります。弊社は申請の代行は行っておりません。ご希望に応じて提携の社会保険労務士をご紹介いたします（社労士への申請委託には別途手数料が発生します。助成金額の15%です）。貴社ご自身でのご申請や、お付き合いのある社労士の先生へのご依頼も可能です。いずれの場合も、計画届に必要なカリキュラム・訓練時間などの資料は弊社からご提供いたします。助成金の支給には所定の要件および審査があり、支給を保証するものではありません。
効果の数値について
このページに掲載している削減効果は、出典のあるものだけを引用しています。それ以外は「要実測」と記載しています。効果は業務内容によって大きく変わるため、当社の支援では導入前に実際の業務時間を計測してから目標を置きます。
運送・物流のAI活用レポートをお送りします
このページの5事例をまとめた資料をご用意しています。社内で共有していただける形式です。具体的なご相談は60分のオンライン無料相談で承ります。