家族向けお知らせ・連絡文書の作成支援

過去1年に出したお知らせをすべて集め、種類ごとに分けます。多くの施設では、行事案内、面会ルールの変更、感染症の発生報告、利用料と制度改定の案内、施設からの依頼事項の5種類に収まります。この5種類それぞれについて、必須記載項目を書き出します。行事案内なら、日時、場所、対象、持ち物、申込期限、申込方法、問い合わせ先、雨天時の扱いの8項目です。項目が決まっていないと、AIは何を埋めるべきか判断できません。

敬称の統一（ご家族様か、ご家族の皆様か）、日付表記（2026年10月1日か、令和8年10月1日か）、時刻表記、施設名の正式表記、問い合わせ先の書き方を1つの表にまとめます。あわせて、避ける表現も書き出します。たとえば「ご協力をお願いいたします」で終わるのか「ご理解を賜りますようお願い申し上げます」で終わるのか、施設としての標準を決めます。書き手ごとの差は、この標準が無いことから生まれます。

スプレッドシートに、種類ごとの入力欄を用意します。列は「お知らせ種別／項目名／内容」の3列で、必須記載項目が行としてあらかじめ並んでいる形にします。ここに文章を書かせないことが重要です。文章を書き始めると、結局は白紙から書くのと同じ時間がかかります。日時なら「2026年10月15日 14時から15時30分」とだけ書きます。曜日は書かず、AIに計算させず、後述の手順で確認します。

雛形集、文書ルール表、入力メモの3つを渡します。必須記載項目が埋まっていない場合に下書きを作らせないことが要点です。空欄のまま下書きを作らせると、AIが一般的な内容で埋めてしまい、確認する側が気づきにくくなります。

あなたは介護施設の家族向け文書の作成を補助します。以下の【文書ルール】【雛形】【入力メモ】をもとに、お知らせの下書きを作ってください。

手順：
1. 入力メモに必須記載項目がすべて埋まっているかを確認してください
2. 1つでも空欄がある場合は、下書きを作らず「不足項目：（項目名を列挙）」とだけ返してください
3. すべて埋まっている場合のみ、下書きを作ってください

条件：
- 入力メモに書かれていない事実は絶対に補わないでください
- 日付に曜日を付けないでください。曜日は人が確認して追記します
- 文書ルールで指定した敬称、日付表記、締めの表現に従ってください
- 本文は400字以内、箇条書きを活用し、家族が一読して行動できる形にしてください
- 下書きの末尾に「確認が必要な点」を箇条書きで付けてください。入力メモから読み取れず、施設の判断が必要な事項を挙げてください

【文書ルール】
（文書ルール表をコピーして貼り付け）

【雛形】
（該当する種別の雛形を貼り付け）

【入力メモ】
（入力メモの該当種別の行をコピーして貼り付け）

感染症の発生を家族へ知らせる文書は、他の種類と同じ扱いにしません。理由は2つあります。第1に、個人が特定される記述が入りやすいこと。第2に、行政への報告と家族への連絡で書ける範囲が異なることです。この種別では、入力メモに個人が特定される情報を書かないルールにし、AIには発生状況の数と施設の対応だけを扱わせます。判断が必要な事項は必ず施設長へ上げる手順にします。

以下の【入力メモ】をもとに、感染症の発生に関する家族向けお知らせの下書きを作ってください。

絶対に守る条件：
- 個人が特定される記述を一切含めないでください。居室番号、氏名、性別、年齢、ユニット名、発症日を個人単位で書かないでください
- 発生の人数と、施設が実施している対応、家族へのお願いのみを書いてください
- 原因や感染経路について推測を書かないでください
- 収束の見通しを断定しないでください
- 「現時点で判明している内容です」という趣旨の一文を必ず入れてください

下書きの後に、次の2つを分けて出してください。
(1) 施設長の判断が必要な点（公表範囲、面会制限の期間、次回の連絡時期）
(2) 本文に書かなかったが、行政への報告では必要になる可能性がある項目

【入力メモ】
（貼り付け）

AIに曜日を計算させると誤ることがあります。下書きでは曜日を書かせず、配布前に人が確認して追記します。確認はカレンダーで行い、目視だけで済ませません。行事案内の曜日が1日ずれると、当日に家族が来られない事態になります。あわせて、申込期限が土日祝に当たっていないか、問い合わせ先の電話番号が現在のものかも、この段階で確認します。