安全書類・施工計画書の作成支援

自社と協力会社の作業員情報を1シートにまとめます。列名は自社の呼び方で統一し、元請ごとの呼び方は別名列に持たせます。ここを分散させたままだと、以降の自動化がすべて崩れます。あわせて、協力会社からの情報提供の頻度と様式を決めます。月初に更新依頼シートを配り、月末までに返してもらう、といった形です。ここを決めないとマスタが古くなり、差し込みを自動にしても差し戻しは減りません。マスタは社内に置き、外部AIには貼り付けません。

元請の様式を1つずつAIに読ませ、自社マスタのどの列に当たるかを表にします。個人情報は入れず、様式と列名の一覧だけを渡すのが要点です。

添付は元請A社の労務安全書類の様式（記入例つき）です。当社の作業員マスタの列名一覧を次に示します。
列名一覧: （氏名／氏名カナ／生年月日／雇入年月日／職種／保有資格／資格取得日／健康診断受診日／血圧／社会保険の種類／被保険者番号の有無／緊急連絡先の続柄）
次の列を持つ表を作ってください。
列: 様式の記入欄名 / 対応する当社マスタの列名（無ければ「該当なし」）/ 記入形式（和暦・西暦・カナ・数字・選択肢のいずれか）/ 注意点
最後に、当社マスタに存在せず新たに収集が必要な項目を一覧にしてください。
ルール: 実在する個人の情報は扱いません。列名と様式の構造だけを対象にしてください。

対応表に、様式側のセル座標の列（例 C7、D7）を1列足します。差し込みは「マスタの値を、その座標へ書き込む」だけの処理になります。元請から届くのがExcel様式なら、Power Automate Desktop、Excel VBA、Python の openpyxl のいずれかで、テンプレートを開いて座標に値を入れ、別名で保存します。xlsxをGoogleスプレッドシートに変換すると結合セルと印刷範囲が崩れ、そのままでは提出できないため、Apps Scriptを使うのは様式もスプレッドシートに統一できる場合に限ります。PDFで届く様式は差し込みができないため、元請にExcel版の提供を依頼します。最初は1社分だけ作り、動いてから他社に広げます。

健康診断の受診日、職長・安全衛生責任者教育の受講日、保険の加入状況は、スプレッドシートの日付計算で判定します。玉掛けなどの技能講習と免許そのものに有効期限はありません。実務で期限として管理するのは、定期健康診断（労働安全衛生規則で1年以内ごとに1回）と、おおむね5年ごとに求められる職長・安全衛生責任者教育の再教育（能力向上教育）です。AIに日付計算をさせると桁や年をずらすため、提出予定日を入れると「提出時点で超過している行」が赤くなる作りにします。

過去物件の施工計画書と今回の工事情報をAIに渡し、変える必要がある箇所を列挙させます。文章を書かせるのではなく、指摘に限定するのが安全です。

以下は過去に提出して受理された施工計画書の本文です。今回の工事情報は次のとおりです。
今回の工事情報: 工事名／発注者／工期／所在地／主要工種／使用する主な機械
本文を読み、今回の工事情報と一致しない現場名、会社名、日付、数量、機械名が残っている箇所を、行単位で指摘してください。
ルール: 修正案は書かないでください。指摘のみを一覧にしてください。判断がつかない箇所は「要確認」として挙げてください。安全対策の内容そのものは評価しないでください。
本文: （貼り付け）

完成した書類に対して、もう一度AIで固有名詞の残存チェックをかけます。人の目は、自分が書いた文章の誤りを見落としがちです。この工程を提出手順書に組み込み、担当が変わっても回るようにします。