FAX・メール注文書の受注データ化と内容確認

AIの前に、まず受け口を揃えます。複合機のFAX受信を紙出力と同時にPDFで指定フォルダへ転送する設定にします。メール添付は、Power Automate（Microsoft 365の場合）またはGoogle Apps Script（Gmailの場合）で、特定の差出人ドメインの添付を同じフォルダへ保存します。この工程を飛ばすと、毎回ファイルを探すところから始まり、続きません。フォルダは「未処理」「処理済」の2つに分け、処理後に移動します。

得意先マスタには、正式名称に加えて略称と表記ゆれを列に並べます。「（株）」と「株式会社」、支店名の有無、担当者名だけが書かれた注文書など、実際に届いた表記をそのまま登録します。品番対応表は、客先品番・自社品番・品名・単位の4列で作ります。対応がない客先品番は空欄のままにし、埋めないでください。ここを推測で埋めると、誤った品番で受注登録される事故になります。

注文書PDFと2つのマスタを添付し、明細1行につき1行のCSVで出させます。単価をAIに補わせないことが最重要です。単価表から自動で埋めさせると、価格改定前の単価が混入します。

添付は得意先から届いた注文書です。明細ごとに1行で、次のCSVを出力してください。
受注日,得意先名,注文番号,客先品番,自社品番,品名,数量,単位,単価,納期,届け先,備考

【ルール】
・得意先名は、添付の得意先マスタにある正式名称に揃えてください。一致するものがない場合は、書かれたまま出力し備考に「得意先要確認」と書いてください。
・自社品番は、添付の品番対応表からのみ引いてください。対応がない場合は空欄にし、備考に「対応表なし」と書いてください。近い品番を割り当てないでください。
・単価が注文書に記載されていない場合は、空欄にしてください。単価表から補わないでください。
・納期が「月末」「至急」などの表現の場合は、原文のまま書き、日付に変換しないでください。
・数量と単位は注文書に書かれたとおりに写してください。単位が無い場合は空欄にしてください。
・読み取れない文字は?にし、その行の備考に「判読不可」と書いてください。

読み取り直後に、過去6か月の受注履歴と比較させます。ここで拾えるのは、単価改定の見落とし、数量の桁違い、無理な短納期の3つです。基幹システムへ登録する前にこの3点を潰すのが、この事例の肝です。

今回読み取った受注データと、添付の過去6か月の受注履歴を比較してください。

【確認すること】
1. 同じ得意先・同じ自社品番で、単価が前回と異なる行。差額と差率も出してください。
2. 数量が、その品番の過去平均の3倍以上、または3分の1以下の行。
3. 納期が受注日から5営業日以内の行。
4. 過去に一度も受注実績がない品番の行。

【出力】
上の1〜4ごとに、該当する行を「注文番号／品番／今回の値／過去の値／差」の形で並べてください。
該当がない項目は「該当なし」と書いてください。推測での補足はしないでください。

AIの出力をそのまま登録しません。事務担当が、要確認の行と差分指摘のあった行を先に処理します。単価差は営業へ、短納期は生産管理へ、まとめて1回で確認します。確認が済んだ行だけを登録対象とし、登録は人が画面で実行します。自動登録まで一気に進めると、誤りが在庫引き当てと出荷指示まで流れてしまいます。まずは登録前チェックの自動化に絞ってください。

うまく読めなかった注文書は、得意先名と失敗した項目を記録します。月末にまとめて見ると、特定の得意先の様式で同じ項目が落ちていることが分かります。その得意先向けの補足指示をプロンプトに1文足すだけで改善する場合がほとんどです。件数の多い上位3社から順に対応し、件数の少ない得意先は手入力のまま残す判断も現実的です。