現場の呼び名を品番へ変換する資材手配依頼書のデータ化

最初にやるのはAIの設定ではなく、マスタの整備です。品番マスタに別名列を作り、資材課の担当者が知っている呼び名を思い出せるだけ書き出します。1品番に複数の呼び名があるので、セミコロン区切りで並べます。例えば「9ミリの黒皮」「黒皮9」「t9黒」を1つのセルに入れます。この列がない状態で始めると、要確認が大量に出て運用が止まります。

在庫数だけの表では、二重手配は防げません。在庫数と引当済数を分け、差引在庫を数式で出す形にします。引当済数は工番ごとの引き当て一覧から集計します。既存の生産管理システムから出力できるなら、その値を貼り付けるだけで構いません。ここが整っていないと、AIを入れても判定が信用できません。

依頼書をまとめて撮影し、品名は書かれたまま出力させます。品番への変換をこの段階でさせないことが精度の要です。変換を同時にさせると、読み取り誤りと読み替え誤りが混ざって原因が追えなくなります。

添付は手書きの資材手配依頼書です。1枚につき1行で、次のCSVにしてください。
依頼日,依頼者,工番,品名（記載のまま）,数量,単位,希望納期,備考

【ルール】
・品名は書かれている表記をそのまま書き写してください。正式な品番や品名に直さないでください。
・数量の単位（枚・本・m・kg・個）が書かれていない場合は、単位を空欄にしてください。補わないでください。
・読み取れない文字は?にし、その行の備考に「判読不可」と書いてください。
・添付した画像は全部で8枚です。8行出力してください。行数が合わない場合は、出力の前に報告してください。

読み取った一覧と品番マスタを渡し、判定を3段階で出させます。要確認の行に近そうな品番を割り当てさせないことが重要です。「近い品番を勝手に割り当てないでください」と明記してください。

添付の【品番マスタ（別名列つき）】と【読み取った依頼一覧】を突き合わせ、品番を特定してください。

【判定ルール】
・正式品名と完全一致 → 判定「確定」
・別名列のいずれかと一致 → 判定「別名一致」
・どちらにも当たらない → 判定「要確認」
・要確認の行に、近そうな品番を勝手に割り当てないでください。品番欄は空欄のままにしてください。

【出力】
工番,品名（記載のまま）,品番,判定,数量,単位

最後に、要確認となった品名を一覧で並べ、それぞれについて「マスタのどの品番の可能性があるか」を候補として挙げてください。候補は割り当てではなく、あくまで確認用として最大3件までとしてください。

確定と別名一致の行だけを在庫表と突き合わせます。差引在庫が数量以上なら在庫充当、不足なら不足数を出します。この計算はAIではなくスプレッドシートのXLOOKUPと引き算で行う方が確実です。AIに計算させる場合は、必ず在庫数・引当済数・差引在庫の3つを出力させ、人が検算できる形にしてください。不足行には発注点と標準ロットを付けて、発注数の検討材料にします。

要確認の一覧は、その日のうちに現場へ返します。現場が「これは黒皮9のことです」と答えたら、その呼び名を別名列へ追記します。追記の当番を資材課で決め、週1回まとめて反映します。この更新が止まると要確認が増え続け、やがて使われなくなります。弊社の導入支援では、追記が止まった現場が半年ほどで運用をやめてしまう例が多く見られます。運用開始から2か月間は、要確認の件数を週次で記録してください。件数が減っていれば別名列が育っています。