手書き作業日報のデータ化と日次集計

日報用紙のどの欄を、集計表のどの列に入れるかを1対1で決めます。この時点で「備考欄の自由記述は読み取り対象から外す」といった線引きをします。全項目を狙うと精度が落ちるため、数字と決まった形式の項目（工番・時刻・数量）から始めます。工番の形式（先頭が「M-」、その後に数字7桁。例 M-2601478、全9文字）を書き出しておくと、後のプロンプトで効きます。

用紙全体が入るように真上から撮る、影が落ちない場所で撮る、1回の読み取りは5枚までにする、という3点を班長間で統一します。斜めからの撮影や手元の影は、時刻欄の数字が崩れる主因です。撮った画像は日付ごとのフォルダに保存し、原本の紙も当月分は保管します。

生成AIのチャット画面に画像を添付し、出力形式・工番の形式・氏名リスト・推測禁止を指示します。「推測で埋めないでください」の一文を必ず入れます。これがないと、AIは読めない工番を近い数字で埋めてしまいます。

あなたは製造現場の作業日報を読み取る担当です。
添付した日報の画像から、次の項目をこの順番でCSV形式にしてください。
日付,作業者名,工番,工程名,開始時刻,終了時刻,数量,不良数,備考,確度

【ルール】
・時刻はHH:MM形式にしてください。
・工番は先頭が「M-」で、その後に数字が7桁です（例 M-2601478、全9文字）。読み取れない文字は?にしてください。
・作業者名は次のリストの中から最も近いものを選んでください。リストにない場合は書かれたまま出力してください。
（氏名一覧をここに貼り付け）
・自信がない項目がある行は、確度の列に「要確認」と書いてください。
・推測で埋めないでください。空欄の項目は空欄のまま出力してください。
・添付した画像は全部で5枚です。読み取った行数が合わない場合は、出力の前にその旨を報告してください。

CSVを「日報明細」シートのA2セルへ貼り付けます。シートのA〜J列は、プロンプトの出力順（日付・作業者名・工番・工程名・開始時刻・終了時刻・数量・不良数・備考・確度）とまったく同じ並びにしてください。列順がずれていると、数量が別の列に入り、以降の集計がすべて狂います。実働時間はK列に「終了時刻－開始時刻」の数式を置き、貼り付け範囲の外に出します。手入力はしません。「工番別集計」シートにSUMIFSで工番ごとの実働時間と数量と不良数を集計します。確度の列が「要確認」の行に色を付ける条件付き書式を入れておくと、確認漏れが減ります。

要確認の行を誰がいつ確認するかを決めます。事務担当が朝一で確認し、判読不可の工番だけを班長に照会する運用が回りやすい形です。確認の結果は日報の原本に赤で書き戻し、翌月の記入指導に使います。「AIの出力をそのまま集計に使わない」ことを運用ルールとして明文化します。

最初の1週間は、AI出力と原本を全件突き合わせて項目ごとの誤り率を記録します。誤りが集中する項目が見つかったら、その項目の指示だけを足します。例えば数量の誤りが多ければ「数量は整数のみ。小数点は書かれません」と追記します。誤り率が横ばいになるまで、この見直しを繰り返してください。弊社の導入支援では2〜3回で落ち着くことが多く、それ以上続けても下がらない項目は、プロンプトではなく撮影条件か帳票の様式に原因があります。