顧問先ヒアリングの文字起こしから議事録とタスクを作る

最初の工程は技術ではなく段取りです。面談の冒頭で、記録の目的と、記録の保管期間を伝えて了解を得ます。了解が得られない顧問先もあります。その場合は従来どおり手書きメモで進めます。了解を得た顧問先については、その旨を顧問先の管理台帳に記録し、担当者が変わっても分かるようにします。この確認を飛ばすと、後で信頼を損ないます。

議題メモがあると、議事録の構成が安定します。メモは箇条書きで5〜8行あれば十分です。前回の議事録で出たタスクの一覧も一緒に渡します。前回の宿題が今回どうなったかを、AIに突き合わせさせるためです。この突き合わせがあると、積み残しが見えるようになります。

議事録を作ってからタスクを抜き出す2段階にすると、議事録に書かれなかった約束が落ちます。文字起こしから直接、両方を出させます。根拠となる発言の引用を必ず含めさせてください。

あなたは社会保険労務士事務所の顧問担当です。以下の【文字起こし】【議題メモ】【前回のタスク一覧】をもとに、2つを出力してください。

出力1：議事録
形式は次のとおりです。
- 日時／出席者／議題（議題メモの項目順に並べる）
- 議題ごとに「話した内容」を3〜6行でまとめる
- 決まったこと、決まらなかったことを分けて書く

出力2：タスク一覧（表形式）
列は「内容 / 担当（事務所側・顧問先側のいずれか）/ 期限 / 根拠となる発言の引用」の4列。

条件：
- タスクは、文字起こしの中で実際に約束された内容のみを書いてください。推測で補わないでください
- 各タスクには、根拠となる発言を文字起こしからそのまま引用してください
- 期限が会話で決まっていない場合は、期限の列を「未定」とし、推測で日付を入れないでください
- 前回のタスク一覧の各項目について、今回の会話で進捗が語られたかを確認し、語られていれば議事録に反映してください
- 聞き取りが不明瞭で判断できない箇所は「（聞き取り不明）」と書いてください
- 文体は「です・ます」、1文は60字以内にしてください

【文字起こし】
（貼り付け）

【議題メモ】
（貼り付け）

【前回のタスク一覧】
（貼り付け）

文字起こしは、社名、人名、制度名、金額を誤変換します。議事録に載る数値は特に重要です。金額、人数、日付の3種類については、文字起こしの該当箇所を開いて必ず確認してください。制度名の誤変換も起きます。誤りを見つけたら、その語を単語登録するか、次回以降のプロンプトに正しい表記の一覧を添えると精度が上がります。

面談では、社内の人間関係や個人の評価に関わる会話も出ます。顧問先に共有する議事録に残すかどうかは、顧問担当が決めます。残さないと決めた内容は、事務所内の記録にのみ残すか、記録しないかを決めます。あわせて、期限が「未定」のタスクについて期限を入れます。決められない項目は、顧問先に確認する項目として別に立てます。

タスク一覧をスプレッドシートの管理表に追加します。列は「顧問先／内容／担当／期限／状態／完了日」の6列です。事務所側のタスクは、期限の3営業日前に確認する運用にします。顧問先側のタスクは、期限が過ぎたら1回連絡します。この管理表があると、次回の面談で前回の宿題をそのまま渡せます。