顧問先からの労務相談への回答ドラフト作成

最初の作業はAIではありません。直近1年に回答した相談を、スプレッドシートに40〜60行書き出します。列は「相談ID／顧問先の業種／論点／相談の要旨／回答の要旨／根拠条文／留保を付けた点／回答日／担当者」の9列です。社名と個人名は入れません。ここが空のままAIに投げると、事務所の方針が反映されない一般論しか返ってきません。

AIに渡す前に、社名を「A社」、従業員名を「従業員X」に置き換えます。事務所によっては、顧問先ごとの秘密保持契約で外部サービスへの入力が制限されています。まず契約書の該当条項を確認してください。置き換え作業は手作業でも構いませんが、頻度が高いなら置換用のスプレッドシート関数を用意すると漏れが減ります。

回答ドラフトをいきなり作らせません。先に論点と、確認すべき事実を出させます。この順にすると、前提を取り違えたままの回答が減ります。

あなたは社会保険労務士事務所の補助者です。以下の相談文を読み、2つを出してください。回答文はまだ書かないでください。

出力1：論点の一覧（箇条書き・最大5件）。それぞれ「何が問われているか」を1行で書いてください。

出力2：回答前に顧問先へ確認すべき事実の一覧（表形式）。列は「確認事項 / なぜ必要か / 確認しないまま回答した場合のリスク」の3列。

条件：
- 相談文に書かれていない事実を、書かれているものとして扱わないでください
- 就業規則や労使協定の定めが関係する場合は、必ず確認事項として挙げてください

【相談文】
（社名と個人名を置き換えた相談メール本文を貼り付け）

不足していた事実が埋まった段階で、ドラフトを作らせます。根拠条文は必ず条番号まで出させ、後で原文と照合できる形にします。断定を避けたい箇所は、プロンプトで明示的に指示します。

以下の【相談文】【確認済みの事実】【過去回答ナレッジ】をふまえ、顧問先へ送る回答文のドラフトを作ってください。

出力形式：
1. 結論（3行以内）
2. 理由（根拠となる法令名と条番号を必ず明記）
3. 実務上の進め方（手順を番号付きで）
4. 留保が必要な点（断定できない理由とあわせて）

条件：
- 根拠条文は「法令名＋条番号」の形で書き、内容の要約も1行添えてください
- 過去回答ナレッジに同じ論点があれば、その回答と矛盾しないようにし、参照した相談IDを末尾に書いてください
- 制度の適用可否が事実関係で変わる場合は、断定せず「〜の場合は〜となります」の形で書いてください
- 文体は「です・ます」、1文は60字以内にしてください

【相談文】
（貼り付け）

【確認済みの事実】
（顧問先から回答を得た内容を貼り付け）

【過去回答ナレッジ】
（スプレッドシートの該当行をコピーして貼り付け）

この工程は省略できません。AIは条番号を間違えることがあり、改正前の内容を書くこともあります。e-Gov法令検索で法令名を開き、条番号と本文を目で確認します。合っていれば回答ドラフトのその行にチェックを入れます。合っていなければ、条番号を直したうえで、周辺の記述に影響がないかを見ます。確認した人の名前を、ドラフトの末尾に記録します。

有資格者は、結論を断定してよいか、留保を付けるかを決めます。判断が分かれた箇所は、なぜそう決めたかを1行残します。確定した本文はGmailの下書きとして保存します。送信は必ず人が最終確認したうえで行います。AIの出力から直接送信する経路は作りません。

送信した回答を、ステップ1の表に追記します。この追記を続けることで、AIに渡すナレッジが育ちます。半年ほど続けると、同種の相談で最初のドラフトの精度が目に見えて上がります。追記を忘れると、ナレッジが古いままになり、AIが事務所の方針とずれた回答を返すようになります。月末にまとめて追記するより、送信直後に追記する運用のほうが続きます。